beeSpaces​: Standardisierung und Agilität in einem Konzept

Microsoft Teams hat längst in vielen Schweizer Unternehmen Einzug gehalten. Häufig treffen wir auf Kunden, die vom Einsatz dieses Kommunikations-Hubs überzeugt sind – dabei aber gleichzeitig auch auf gewisse Herausforderungen bei dessen Verwaltung stossen. Darum haben wir beeSpaces entwickelt: beeSpaces ermöglicht das Management für nahezu alle Arten von Arbeitsbereichen – für Microsoft Teams, SharePoint Online oder weitere Dienste in und um Microsoft 365. Und: ein 100% Schweizer Produkt.

Sobald Unternehmen den Benutzern die Erstellung von Arbeitsbereichen ohne Einschränkung erlauben, geht die Möglichkeit einer Standardisierung verloren: jeder Arbeitsbereich weist dabei häufig eine andere Struktur auf. Die Benutzer brauchen länger, um sich in den verschieden organisierten Arbeitsbereichen zurechtfinden. Das senkt schlichtweg deren Produktivität.

Fünf gute Gründe, wieso sich beeSpaces lohnt

Umfassend

BEST PRACTISE

aus umgesetzten Kundenprojekten und -erfahrungen
Umfassend

EINFACH

in der Bedienung – für alle Nutzer und Administratoren
Umfassend

SELF-SERVICE

geregelter Bestell-
prozess für alle Nutzer  
Umfassend

EINHEITLICH

standardisierte Arbeitsbereiche nach Templates
Umfassend

INTEGRIERT

in die Welt von Microsoft Teams und Microsoft 365

Was tun, um beeSpaces im eigenen Unternehmen einzusetzen?

Es geht schnell: so schnell, wie Sie schnell sein wollen. Sie definieren die Vorgehensweise. Nach unserer Grundinstallation in ihrer Microsoft 365-Umgebung können Sie bereits loslegen – oder eben Ihre Templates entlang Ihrer Compliance-Anforderungen nach Wunsch ausarbeiten und durch unsere Spezialisten implementieren lassen.

Die Implementierung von beeSpaces verläuft nach einer standardisierten Vorgehensweise, in der Regel nach den folgenden Schritten:


1. Grundinstallation und sofort loslegen

Sie erhalten von uns drei Standard-Templates, die Sie für die tägliche Arbeit brauchen können.

2. Workspace-Templates definieren (optional)

Definieren Sie mit uns gemeinsam die gewünschten Workspace-Templates entlang der erforderlichen Governance.
CHF 2’160 für zwei Workshops*

3. Workspace-Templates implementieren (lassen)

Wir implementieren Ihre Anforderungen und erstellen die geforderten Workspace-Templates.
Pro Template: CHF 2’000**

4. eigene Arbeitsbereiche provisionieren

Stellen Sie den Nutzern die spezifischen Arbeitsbereiche Ihres Unternehmens zur Verfügung und nutzen Sie diese im produktiven Betrieb.
* die Dauer eines Workshops ist auf max. 4 Std. (inkl. Pausen) festgelegt; Zeiten für allfällige Vor- und Nachbereitungen sowie Reisezeiten sind in der Pauschale nicht enthalten
** die Pauschale enthält keine Implementierungen von Code für Prozesse, welche ggf. vor- und nach dem eigentlichen Bereitstellungsprozess ausgeführt werden müssten

beeSpaces – gemacht für Nutzer und IT-Administratoren

Kollaborative Arbeitsbereiche sind viel nützlicher, wenn sie konsistent und leicht zu navigieren sind. Darum bietet beeSpaces eine flexible Lösung für Management und Verwendung von Arbeitsbereichen, welche auf klar vorgegebenen Unternehmens-Standards beruhen. Mit dem klaren Ziel die Nutzer zu befähigen und die IT-Administration zu entlasten. beeSpaces basiert auf folgenden Grundsätzen:

Zentralisierung

ZENTRALISIERUNG

zentrale Umgebungen zur Bestellung von Workspaces sowie zur Verwaltung der entsprechenden Vorlagen mit klaren Grundsätzen der Benutzerführung
Standardisierung

STANDARDISIERUNG

standardisierte Workspaces mit definierten Inhaltsstrukturen, Funktionalitäten sowie Metadaten unter Einhalt von Namenskonventionen
Automatisierung

AUTOMATISIERUNG

Implementierung von Automatisierung zum Processing & Management (Erstellung, Ausblenden und Archivieren) der Lifecycles der instanzierten Workspaces

Arbeitsbereiche einfach und standardisiert zur Verfügung stellen

Es braucht Überlegungen dazu, wie man «agile» und verteilte Formen der Zusammenarbeit standardisieren und «compliant» machen kann. Das manuelle Erstellen und Konfigurieren eines Arbeitsbereichs – beispielsweise eines solchen in Microsoft Teams – ist arbeitsintensiv und äusserst fehleranfällig, so dass die Wahrung einer konsistenten Handhabung in jeder noch so kleinen Organisation unwahrscheinlich ist. Für eine «kollaborative» Dokumentenverwaltung im Unternehmen sind entsprechende Konzepte und Standards zur Governance sowie ein hoher Grad an Möglichkeiten zur Automatisierung unerlässlich.

Der benutzerzentrierte Ansatz bei der Erstellung von Site Collections in SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft 365 Groups, Plänen in Microsoft Planner oder Yammer Communities stellt die IT-Administration vor herausfordernde Aufgaben. beeSpaces löst diese Herausforderungen für alle Beteiligten.

Haben Sie Fragen oder fehlen gewünschte Funktionen?

Sind Ihre Bedürfnisse noch nicht komplett abgedeckt? Gerne erweitern wir beeSpaces nach Mass bzw. Ihren Wünschen. Melden Sie sich unverbindlich bei uns.

Ob SharePoint Online, Microsoft Teams oder jedes weitere Produkt, welches das Konzept eines Arbeitsbereichs hat, muss einem typisierten Bauplan entsprechen. Ein Vorlagen- und Bereitstellungssystem für Arbeitsbereiche ist erforderlich, um beispielsweise Projektteams, Themenräume oder Teams für Unternehmensabteilungen konzise aufzubauen und zu führen. Schliesslich geht es darum, Unternehmensvorgaben auch für diese agilen und powervollen Kollaborationsgefässe durchsetzen zu können.


«Mit beeSpaces erhalten Sie ein Konzept, welches die Einhaltung von Standards und Governance garantiert und mit einem hohem Automatisierungsgrad verbindet.»

Adrian Dolder, Team Lead Collaboration bei SmartIT Services AG