Standardisierte Projekträume innerhalb von Microsoft Teams

Der Verband Schweizer Wanderwege wurde 1934 «mit dem Zweck gegründet, die bestehenden Wanderwege gesamtschweizerisch einheitlich zu signalisieren und das Wandern in der Bevölkerung zu fördern». Mittlerweile verfügt die Schweiz über ein Netz von über 65'000 Kilometer Wanderwegen. So sollen Wegweiser neu auch digital geschaffen werden: der Verband der Schweizer Wanderwege führt mit beeSpaces eine Standardisierung innerhalb von Microsoft Teams zur Erstellung von Projekträumen ein und setzt damit auf Einheitlichkeit und Übersichtlichkeit bei der Erstellung und Steuerung von Projekten.

Aller Anfang ist schwer – nicht bei bee365. Wir holen den Kunden und seine Bedürfnisse in einem User Centred Design Workshop ab. Hierbei entsteht Raum für kundenspezifische Wünsche und Anregungen in Bezug auf seine Problemstellung. Die Schweizer Wanderwege wollen Microsoft Teams einführen, um vermehrt bereichsübergreifend zu arbeiten. Mit dessen Einführung gilt es zu vermeiden, dass Daten sowohl in der bestehenden zentralen Datenstruktur als auch in Teams resp. SharePoint abgelegt werden. Ein Thema, das viele Firmen beschäftigt:
  • Einführung von Microsoft Teams zur internen / externen Kollaboration
  • Reduktion / Ablösung lokaler Fileserver und Migration der Daten in die Cloud
  • Neue bzw. kombinierte Datenablage
  • Vermeidung mehrfach (redundant) abgelegter Dateien
  • Bestehende Firmenrichtlinien und -strukturen berücksichtigen
Thomas Gloor
«Wir haben einen guten Überblick über unsere Teams-Projekte und konnten vermeiden, dass es zu viele Teams-Projekte gibt, die nicht genutzt werden.»
Thomas Gloor, Bereichsleiter «Wandern & IT»
Wohin der Kunde will
Die Mitarbeiter befähigen, Dateien in der neuen Projektorganisation von Microsoft Teams und dem bestehenden File-Server nach Firmenrichtlinien korrekt abzuspeichern. Hierfür nutzt bee365 die Technologie von beeSpaces, eine sogenannte Provisioning Engine, die es ermöglicht, Teams und deren Inhalte, Berechtigungen und Organisationsstruktur automatisch zu generieren.
Mit beeSpaces erhält der Verband der Schweizer Wanderwege ein ganzheitliches Konzept, welches die Einhaltung von Standards und Governance garantiert und diese mit einem hohen Automatisierungsgrad abwickelt:
  • Neue Teams werden über den sogenannten «Order Form Wizard» bestellt und durch die Provisioning Engine erstellt
  • Alle Teams entsprechen einem genau festgelegten firmenspezifischen Aufbau und halten dadurch Aufbau und Inhalt gemäss vordefinierter Standards ein
  • Projektteams und Projektdaten werden dadurch zentralisiert und die Kollaboration massiv vereinfacht
Wandern statt springen – eine inkrementelles Vorgehensweise
Herr Gloor, Bereichsleiter «Wandern&IT», welcher das Projekt geleitet hat, lobt die Zusammenarbeit als «sehr professionell. [...] Die Umsetzung erfolgte in Sprints, welche zeitlich exakt angekündigt und eingehalten wurden». Das Projekt hatte insgesamt zwei Sprints – vier Wochen gedauert. Während einer inkrementellen Vorgehensweise wurden die Bedürfnisse der Schweizer Wanderwege eingeholt, firmenspezifische Templates generiert und die User Adoption Schritt für Schritt durchgeführt.

Eingesetzte Technologien:

  • beeSpaces
  • Microsoft365 Cloud
  • Microsoft SharePoint online
  • Microsoft Teams