Effizient und innovativ: Das neue EDU Portal der SIMAKOM Luzern

An der SIMAKOM Marketingfachschule Luzern werden die unterschiedlichsten Cloud-Dienste von Microsoft 365 bereits genutzt. Dies aber nicht institutionalisiert, unstrukturiert und vor allem nicht zum vollen Potential. Genau dieses Potential wollte Lex Ambühl, Schulleiter der SIMAKOM nutzen, als er den Aufbau eines neuen Intranetportal mit diversen Zusatzfunktionen bei der bee365 ag in Auftrag gegeben hat.

Mit einer Spezialisierung in den Kernbereiche Marketing, Kommunikation und Management sowie einer Fokussierung auf einen hohen Praxisbezug hebt sich die SIMAKOM qualitativ von anderen Fachschulen ab. Auf eine offene und zweiseitige Feedback-Kultur zwischen Studierenden, Dozierenden aber auch der Schulleitung wird grossen Wert gelegt. Um solchen Ansprüchen gerecht zu werden, dürfen moderne Kommunikationsmittel und Plattformen zum Austausch von Informationen oder zum Kollaborieren nicht fehlen.

Dieser Aufgabe hat sich Tobias Maestrini, Geschäftsführer der bee365 ag, zusammen mit seinem Team angenommen. Als Vorreiterin hatte die SIMAKOM Microsoft 365 Anwendungen bereits länger im Einsatz. Ziel war es, noch nicht genutztes Potential nutzbar zu machen – Kommunikation und Austausch von Unterlagen und Informationen zu zentralisieren, vereinheitlichen und vereinfachen. Zudem sollten neu auch die Studierenden einen Teil der Lösung werden. Entstanden ist ein Intranetportal basierend auf der Cloudplattform von Microsoft 365 als zentraler Einstiegspunkt für alle Usergruppen. «Wir sind absolut begeistert von den Instrumenten, die wir einsetzen.», erklärt Lex Ambühl, Schulleiter der SIMAKOM Marketingfachschule.

In initialen Workshops galt es, die Möglichkeiten von Microsoft 365 mit den Anforderungen an eine Informationsarchitektur von Seiten der hflu abzugleichen und grundlegende Entscheide über den Aufbau der Plattform zu fällen. «Mir persönlich hat der gemeinsame Entwicklungsprozess der Lösung gut gefallen. Tobias Maestrini konnte uns stark unterstützen.», so Lex Ambühl. Während des gesamten Entwicklungsprozesses haben sich auch die Microsoft 365 Anwendungen weiterentwickelt, was die intensive Zusammenarbeit spannend hielt und der SIMAKOM einen gerngesehenen Lernprozess ermöglichte.

Neu sind sämtliche Unterlagen, Informationen und Tools rund ums Studium für sämtliche Studierenden an einem zentralen Ort in Microsoft Teams verfüg- und abrufbar. Für die Schulleitung und Dozierenden wird eine schnelle und gezielte Verteilung von Dokumenten oder Informationen möglich. Intern werden keine E-Mails mehr verschickt, die Studierenden erhalten keine Unterrichtsmaterialien mehr ausgedruckt. Der Zugriff auf sämtliche Unterlagen aber ist 24 Stunden an 365 Tage im Jahr gewährleistet. «Die implementierte Plattform und der damit einhergehende Digitalisierungsgrad unserer Schule ist für uns ein Profilierungsmerkmal.», erwähnt Lex Ambühl stolz. Besonders erwähnenswert ist die automatische Auslieferung der Unterrichtstermine ins Outlook der Studierenden auf Basis der Stundenpläne in Excelform. Das vereinfacht der Schuladministration das Verteilen des Stundenplans oder sonstigen studienrelevanter Termine extrem.

Als Ergänzung zu Microsoft365 wird alfaview für die Durchführung von virtuellem Präsenzunterricht genutzt. Weil mit dem Tool nahezu keine Kompromisse im Vergleich zu physischem Unterricht gemacht werden müssen, wird weiterhin von Präsenzunterricht gesprochen. Keine Aufzeichnung, kein passives Zuhören ohne Kamera. Dadurch bleibt die Qualität des Unterrichts auch online hoch. Nebst einem Plenumsraum sind beispielsweise Gruppenräume für interaktive Gruppenarbeiten innerhalb des Unterrichts einrichtbar, die für die Studierenden auch nebst dem Unterricht nutzbar sind. So werden orts- und zeitunabhängige Gruppenarbeiten möglich, Pendeln entfällt. In Kombination dazu werden Microsoft 365 Tools wie beispielsweise Forms genutzt, um Quiz oder gar Prüfungen aufzubauen. «All diese Möglichkeiten erlauben uns, die Studiengänge individuell zu gestalten. So starten wir im Oktober 2020 mit einem ersten Studiengang im Dual-learning.», so Lex Ambühl. Der Lockdown habe massiv zur Akzeptanz solcher Unterrichtsformen beigetragen, bestätigt er weiter.

«Die Zusammenarbeit mit bee365 erlebte ich ausserordentlich angenehm.», schwärmt Lex Ambühl. Es sei kein klassisches Auftragsverhältnis indem Aufgaben delegiert werden und erledigt zurückkommen. Auch der Auftraggeber sei in die Entwicklung der Lösung stark gefordert, was die Zusammenarbeit intensiv macht. Nichts desto trotz erlebte der Schulleiter der SIMAKOM die Initialisierungsphase sehr spannend und die Mitarbeitenden der bee365 ag als sehr zuvorkommend. Als nächstes möchte er mit Forms einen digitalen Einstufungstest für Studieninteressenten aufbauen und so die Automatisierung im Aufnahmeprozess und die Digitalisierung der ganzen Fachschule weiter vorantreiben.

Eingesetzte Technologien:

• Microsoft365 Cloud
• Microsoft SharePoint online
• Spezifische Software-Tools (Erweiterungen) für SharePoint online, basierend auf der Technologie des Microsoft SharePoint Frameworks (SPFx)
• Azure Automation zur automatisierten Verteilung von Kalenderereignissen
• Microsoft Teams