Das Arbeiten 4.0, respektive die bereits auf dem Arbeitsmarkt allgegenwärtige Generation Y, fordert Unternehmen in Bezug auf ihre Auffassung von den Begriffen Freiheit und Selbstbestimmung. Das wirkt sich auch auf die Zusammenarbeit in Teams und gegenüber dem Kunden aus. Wenn jeder an jedem Ort und zu jeder Zeit arbeiten kann, müssen Arbeitsprozesse, Datenablage und der Austausch untereinander klar geregelt sein. Mitarbeitende werden sich an diese Regelungen aber nur halten, wenn diese möglichst einfach umsetzbar sind. Das Wort Kollaboration (aus dem englischen collaboration abgeleitet) beinhaltet dabei im Wesentlichen folgende Punkte für Stakeholders:
- gemeinsame Bearbeitung von Projektdateien oder -dokumenten -zwischen Mitarbeitenden oder ganzen Abteilungen
- Teilen von Dateien mit Personen ausserhalb ihres Unternehmens
- Austauschen von Informationen
- Arbeitsprozesse zwischen mehreren Beteiligten
- Aufbau persönlicher Beziehungen trotz Entfernung, kultureller Unterschiede oder Zeitverschiebung